Bedrijfsprocessen automatiseren met interne tools
Bedrijfsprocessen automatiseren begint zelden bij software - het begint bij handwerk dat te veel tijd kost en te veel fouten oplevert. Wij bouwen interne tools die dat werk overnemen: eenvoudig aan de voorkant, de complexiteit opgelost achter de schermen.
De afweging
Wanneer een interne tool of procesautomatisering de juiste keuze is
Eerst begrijpen, dan bouwen - we lopen mee op je werkvloer.
Herkenbaar: een order komt binnen per mail, iemand typt hem over in een spreadsheet, een collega geeft telefonisch akkoord en aan het eind van de week zet iemand alles handmatig in het boekhoudpakket. Elke overdracht is een kans op fouten - en niemand ziet waar werk blijft liggen.
Een interne tool op maat maakt daar één werkstroom van: het proces begint, stroomt door en wordt aantoonbaar afgerond op één plek. Het is een van de vormen van maatwerkapplicaties die we bouwen - software die zich voegt naar hoe je team werkt, niet andersom.
Herkenbaar signaal: het proces staat niet stil, maar draait op overtypen en telefonische akkoorden in plaats van één workflow die alles vasthoudt.
De signalen
- Een order komt binnen per mail en wordt overgetypt in een spreadsheet
- Een collega geeft telefonisch akkoord in plaats van via het systeem
- Aan het eind van de week gaat alles handmatig het boekhoudpakket in
Op dat punt kost het ontbreken van één centrale werkstroom elke week tijd - en vaak ook fouten. Twijfel je? Daarvoor is de Verkenningssprint er: in vier weken maken we het vraagstuk scherp en krijg je een eerlijk go/no-go-advies.
Start hier - Verkenningssprint
In vier weken van vraagstuk naar klikbaar prototype van je interne tool.
We lopen mee op je werkvloer, brengen je proces in kaart - inclusief de uitzonderingen - en bouwen een prototype dat je team kan uitproberen. Daarna beslis jij - met iets tastbaars in handen.
4 weken
vaste doorlooptijd
1 prototype
klikbaar, op je proces
1 advies
eerlijk go/no-go met begroting
Wat interne tools op maat opleveren
Bij Van Amerongen werken kantoor en monteurs na acht jaar samenwerking in één digitale werkstroom, verdeeld over drie applicaties: voorraad is per vestiging realtime inzichtelijk en facturen ontstaan automatisch uit het buitenwerk. Geen overtypen meer aan het eind van de week - het papierwerk is een bijproduct van het werk zelf geworden.
Automatiseren is daarbij geen kwestie van alles dichttimmeren. Bij Taskmaster - vier jaar doorlopende productontwikkeling - bouwen en verbeteren teams hun workflows inmiddels zelf, en sturen ze bij vóór het misgaat. Een goede interne tool geeft mensen grip op hun proces, in plaats van dat hij die afneemt.
En automatisering houdt niet op bij de muren van je organisatie. Groeit een interne tool uit tot iets waar ook klanten of leveranciers in werken, dan wordt het een webapplicatie of klantportaal. En vrijwel elke tool praat met systemen die je al hebt; daarvoor bouwen we API-koppelingen met nette foutafhandeling en monitoring, zodat data automatisch stroomt in plaats van overgetypt wordt.
- Werkstromen voor taken die nu via mail en spreadsheets lopen
- Facturen en documenten die automatisch ontstaan uit procesdata
- Koppelingen met je boekhouding, planning of ERP
- Rollen en rechten die aansluiten op wie wat mag
- Overzicht van waar werk ligt en wat aandacht nodig heeft
- Hetzelfde team voor doorontwikkeling na livegang
Onze aanpak
Zo pakken we automatiseren aan
Geen maandenlang traject met één grote oplevering aan het eind. Elke fase levert iets tastbaars op waar je op kunt sturen - en na elke stap beslis jij of en hoe we verdergaan.
week 1-4
Verkenningssprint
We lopen mee op je werkvloer, brengen het proces in kaart - inclusief de uitzonderingen - en bouwen een klikbaar prototype. Je vertrekt met een eerlijk go/no-go-advies en een begroting.
daarna, per stap
Het meest foutgevoelige eerst, daarna uitbreiden op basis van gebruik
We automatiseren eerst de stap die nu de meeste fouten of het meeste handwerk oplevert. Zo merkt je team vanaf de eerste versie verschil, terwijl de rest van het proces gewoon doordraait. Wat het team daadwerkelijk doet, bepaalt wat er bij komt. Elke uitbreiding is een afgebakende, budgetbewaakte stap - geen big bang waarbij alles tegelijk over moet.
doorlopend
Doorontwikkeling & beheer
Na livegang blijft hetzelfde team aan boord: monitoring, onderhoud en aanpassingen zodra het proces verandert. Zo blijft de tool passen op het werk.
In de praktijk
Taskmaster
Processen in handen van de mensen
Organisaties richten met Taskmaster hun eigen processen in en houden grip op werk dat blijft bewegen.
Bekijk case →
Letselinzicht B.V.
De nieuwe rekenstandaard voor letselschade
Berekeningen die eerst specialistisch rekenwerk in losse documenten waren, zijn nu per dossier transparant, uniform en reproduceerbaar - als product op de markt.
Bekijk case →
Twijfel je welk proces je het eerst moet automatiseren? Rik van Dijk, partner bij eenvoud, denkt vrijblijvend met je mee - ook als het antwoord “begin klein” is. Of start met een Verkenningssprint: in vier weken van vraagstuk naar klikbaar prototype.
Veelgestelde vragen
Wat je wilt weten voordat je begint.
Waarom niet gewoon in Excel of een low-code tool blijven?
Soms is dat het eerlijke antwoord: voor een klein proces met weinig gebruikers hoef je niets te laten bouwen. Maar Excel wordt riskant zodra meerdere mensen in hetzelfde bestand werken - niet voor niets bevat 90% van de spreadsheets fouten. En low-code loopt vaak vast op uitzonderingen en koppelingen. In het eerste gesprek zeggen we eerlijk waar die grens voor je situatie ligt.
Wat kost het automatiseren van een bedrijfsproces?
Dat hangt af van het proces en het aantal koppelingen, en die scope maken we eerst samen scherp. De Verkenningssprint heeft een vaste doorlooptijd van vier weken en eindigt met een eerlijk go/no-go-advies en een begroting. Daarna bouwen we in kleine, budgetbewaakte stappen: na elke stap beslis jij of en hoe we verdergaan.
Hoe lang duurt het voordat we iets werkends hebben?
De Verkenningssprint levert in vier weken een klikbaar prototype op. Daarna bouwen we in korte iteraties en automatiseren we het meest foutgevoelige deel van het proces eerst - zo werkt je team al met de tool terwijl de rest in stappen volgt, in plaats van maanden te wachten op één grote oplevering.
Hoe zorgen jullie dat het team de tool daadwerkelijk gebruikt?
Door het team vanaf de eerste week te betrekken: we lopen mee op de werkvloer, bouwen op de werkwijze die er al is en laten gebruikers het prototype testen vóór er iets live gaat. Een tool die werk wegneemt in plaats van er een systeem bij te geven, heeft geen adoptiecampagne nodig - bij Taskmaster bouwen teams hun workflows inmiddels zelf.
Kan een interne tool koppelen met onze bestaande systemen?
Ja, dat is bijna altijd de kern van het werk. Boekhouding, planning, ERP of kassasysteem: we koppelen via API’s waar die er zijn, met nette foutafhandeling en monitoring. Bij Van Amerongen verbindt een eigen API kantoor en buitendienst, zodat voorraad realtime klopt en facturen automatisch ontstaan uit het buitenwerk.
Hoe voorkom je dat de tool naast het echte proces gaat leven?
Door niet het ideale proces te bouwen, maar het echte - inclusief de uitzonderingen die in geen enkel handboek staan. We automatiseren stap voor stap, zodat tool en werkwijze samen veranderen. Blijkt in het gebruik dat iets anders loopt dan gedacht, dan passen we de tool aan; het team hoeft zich niet naar de software te buigen.
Met welke technologieën werken jullie?
Interne tools ontwikkelen we in Laravel met Vue.js: Laravel zorgt voor een solide basis aan de achterkant, Vue.js voor schermen die prettig en snel werken. Ze sluiten aan op wat er al staat. Met Azure AD loggen medewerkers in met hun bestaande Microsoft-account, Power BI maakt rapportages bruikbaar voor sturing, en Exact Online houdt de boekhouding gekoppeld. Het klantsysteem van Taskmaster draait zo al zeven jaar, met Azure AD-inlog en Power BI-rapportages.