Met 50 tot 250 medewerkers zit een organisatie in een lastige tussenmaat. Voor de losse pakketten waarmee je ooit begon ben je te groot: elke afdeling heeft inmiddels een eigen tool, en de gaten daartussen vult iemand met Excel en overtypwerk. Voor zware enterprise-systemen ben je juist te klein. De implementatie alleen al vraagt meer tijd en geld dan je ervoor over hebt.
Het gevolg zie je op de werkvloer. De week van je team zit vol werk dat niemand ooit zo heeft bedoeld: orders overtypen uit e-mails, elke maandag cijfers uit drie systemen in een spreadsheet plakken, naast het pakket een eigen lijst bijhouden omdat het pakket iets niet kwijt kan. Juist in deze tussenmaat loont software op maat. Niet omdat maatwerk elders niet zou werken, maar omdat de verhouding tussen investering en effect bij deze omvang opvallend gunstig uitpakt. Dat zit zo.
Groot genoeg om te herhalen, klein genoeg om snel te beslissen
Het stille voordeel van een middelgroot bedrijf is schaal zonder stroperigheid. Een omslachtig proces dat bij acht medewerkers hooguit irritatie oplevert, komt bij honderdtwintig medewerkers elke week honderden keren terug. Elke minuut die een maatwerkapplicatie uit zo’n proces haalt, telt daardoor meteen zwaar mee.
Tegelijk zijn de beslislijnen kort. De DGA of operationeel manager die over de investering gaat, kent de werkvloer en zit zelf aan tafel. Er is geen stuurgroep nodig om vast te stellen welk proces het meeste pijn doet. Daardoor blijft een maatwerktraject scherp: het richt zich op het werk dat ertoe doet, niet op de wensenlijst van iedereen die mocht meepraten.
Waar de tijd van je team werkelijk blijft
Standaardsoftware is gebouwd op het gemiddelde bedrijf. Een middelgroot bedrijf is meestal groot geworden met een eigen manier van werken, en precies dat deel kent een pakket niet. Het verschil tussen hoe het pakket wil werken en hoe je team werkt, wordt overbrugd met workarounds: exports, tussenbestanden, dubbele invoer, controlerondes. Die uren staan op geen enkele begroting, maar worden wel elke week betaald.
Het lastige is dat zulke omwegen onzichtbaar worden. Na een paar maanden noemt niemand ze nog, omdat ze bij het werk zijn gaan horen. De signalen zijn wel herkenbaar:
- ‘het systeem kan dat niet’ is op de afdeling een normale zin geworden
- dezelfde gegevens worden in meer dan één systeem met de hand bijgehouden
- rapportages vragen elke week knip- en plakwerk uit verschillende bronnen
- je betaalt licenties voor modules en gebruikers die er nauwelijks iets mee doen
- het aantal mensen of transacties groeit, en het handwerk groeit mee
Elk signaal is op zichzelf te overzien. Samen vormen ze een kostenpost die met de organisatie meegroeit en nergens als aparte post terug te vinden is. Wat er misgaat als die situatie voortduurt, beschreven we eerder in wat er gebeurt als je systemen niet met elkaar communiceren.
Reken eerst uit wat het handwerk nu kost
Het voordeel van maatwerk begint niet bij wat het oplevert, maar bij wat de huidige manier van werken kost. Die som maak je zelf, zonder offerte. Stel: vier medewerkers op de binnendienst zetten elk vijf uur per week orders over van het ene systeem naar het andere. Dat is twintig uur per week, ruim negenhonderd uur per jaar. Vermenigvuldig die uren met wat een werkuur je organisatie kost en je hebt de jaarlijkse prijs van dat ene proces. De fouten die bij overtypen horen en het werk dat blijft liggen, zitten daar nog niet eens bij. Hoe je die posten meerekent, lees je in wat handmatig data kopiëren tussen systemen kost.
Zet dat bedrag naast de investering in software die dit werk overneemt, en je hebt een eerlijke basis om te beslissen. Zo’n applicatie gaat bovendien jaren mee, dus de besparing telt elk jaar opnieuw. Vaak is één zichtbaar proces al genoeg om de rekensom te laten kantelen, en meestal zijn er meer.
Begin bij een taak, niet bij een systeem
Software op maat betekent zelden dat je hele systeemlandschap opnieuw wordt gebouwd. Je boekhoudpakket doet zijn werk prima; dat vervang je niet, dat verbind je. De grootste winst zit meestal in de ene taak die elke dag terugkomt. Denk aan een planner die binnenkomende opdrachten uit de mail overneemt in het planningssysteem: lezen, overtikken, controleren, bevestigen. Een interne tool die dat bericht uitleest en de opdracht klaarzet, maakt van die klus een controle van enkele seconden. De taak verdwijnt niet, het handwerk wel.
Voor rapportages geldt hetzelfde. Waar iemand wekelijks cijfers uit verschillende bronnen samenvoegt, kan een koppeling dat doorlopend doen, zodat het overzicht er altijd is in plaats van elke maandagmiddag. Zo blijft de investering beperkt tot het proces dat aantoonbaar geld kost.
Minder fouten is de stillere winst
Tijdwinst valt op, maar de afname van fouten telt minstens zo zwaar. Elke handmatige overdracht is een kans op een verschreven getal of een vergeten regel, en zo’n fout kost meer dan de correctie alleen. Software die je proces volgt, valideert gegevens bij de bron en haalt de overdracht zelf weg, zodat die keten niet eens begint.
Daar komt bij dat iedereen met dezelfde actuele gegevens werkt. De discussie over welke versie van het overzicht de juiste is, verdwijnt, en daarmee een hoop ruis in de samenwerking.
Wanneer maatwerk niet de juiste keuze is
Maatwerk is geen doel op zich. Dekt een standaardpakket je proces vrijwel volledig, dan is dat meestal de snellere en goedkopere keuze. Gaat het om een paar minuten handwerk per maand, laat het dan vooral zo. De investering begint te lonen zodra je meerdere signalen uit de lijst hierboven tegelijk herkent en het handwerk een vast onderdeel van iemands week is geworden.
Leg in dat geval vooraf vast wat je verwacht: hoeveel tijd een proces nu kost en hoe vaak werk over moet. Zonder die nulmeting valt achteraf niet te bewijzen wat de software heeft opgeleverd. Hoe je dat aanpakt, lees je in zo meet je of je maatwerksoftware zich terugverdient.
Begin daarom niet bij het grootste systeem, maar bij het proces waar je team het vaakst over klaagt. Dat is vrijwel altijd ook het proces waar de rekensom het hardst uitslaat. Komt daar een bedrag uit dat je niet wilt laten liggen? Op de pagina over maatwerkapplicaties lees je wat we ontwikkelen voor organisaties die uit hun pakketten zijn gegroeid. Twijfel je of je proces zich ervoor leent, dan voeren we dat gesprek het liefst aan de hand van die ene taak, niet aan de hand van een offerte.