De interessantste vraag over een webapplicatie is niet wat hij kan, maar wat hij vervangt. Een webapplicatie is software waarin je via de browser werkt: mensen loggen in, voeren gegevens in en een proces loopt er van begin tot eind doorheen. Belangrijk wordt zo’n applicatie op het moment dat het werk dat hij overneemt je nu al geld kost, in uren, in fouten of in klanten die wachten.
Dat moment is niet voor elk bedrijf aangebroken. We ontwikkelen sinds 2001 software voor organisaties die dat punt bereikt hadden, en we spraken er genoeg die er nog niet zaten. Het verschil zit zelden in de techniek; het zit in de rekensom vooraf.
Een webapplicatie is geen uitgebreide website
Je website informeert: bezoekers lezen, vergelijken en nemen contact op. Een webapplicatie werkt: er wordt in gepland, berekend, goedgekeurd en geleverd. Dat onderscheid bepaalt hoe je de investering beoordeelt. Een website toets je op bezoekers en aanvragen, een webapplicatie op het werk dat hij uit je organisatie haalt. Hoe de twee zich precies tot elkaar verhouden, lees je in het verschil tussen een webapplicatie en een website.
De winst zit in werk dat zich herhaalt
Een webapplicatie verdient zich vrijwel altijd op dezelfde plek terug: bij werk dat dagelijks of wekelijks terugkeert. Gegevens die iemand overtypt van het ene systeem naar het andere. Offertes die uit losse spreadsheets worden samengesteld. Klanten die bellen voor een status die ook in een portaal had kunnen staan. Elk geval op zich is klein; opgeteld kost het iemand elke week een fors deel van zijn werktijd.
Eenmalig werk rechtvaardigt zelden software, en dat geldt ook voor werk dat vervelend is maar weinig voorkomt. De vraag is dus niet of een proces beter kan, want dat kan bijna elk proces. De vraag is hoe vaak het zich herhaalt en wat elke herhaling kost.
Maak de rekensom voordat je iets laat ontwikkelen
Die rekensom hoeft niet ingewikkeld te zijn. Drie vragen brengen hem scherp in beeld:
- Hoeveel uur per week zit er in het handwerk dat de applicatie overneemt, en bij wie ligt dat werk?
- Wat kost een fout, zoals dubbel ingevoerde gegevens of een gemiste levering, en hoe vaak gaat het mis?
- Hoeveel vragen handelt je team af die klanten zelf hadden kunnen beantwoorden als ze hun gegevens konden inzien?
Zet daar de volledige investering tegenover, inclusief het onderhoud in de jaren na de oplevering. Komt de som op papier niet rond, dan komt hij in de praktijk ook niet rond. Dan is een webapplicatie op dit moment niet belangrijk voor je bedrijf, hoe overtuigend het verhaal van een leverancier ook klinkt.
Soms is standaardsoftware het betere antwoord
Is het proces waar je vanaf wil niet onderscheidend voor jouw organisatie, kijk dan eerst naar bestaande pakketten. Voor boekhouding, urenregistratie of een standaard-CRM is maatwerk zelden te verantwoorden. Maatwerk wint waar het proces juist het onderscheid van je bedrijf draagt en standaardsoftware je dwingt je werkwijze te verbuigen. Die afweging werken we verder uit in het verschil tussen maatwerk webapplicaties en SaaS-oplossingen.
Timing weegt ook mee. Verandert het proces zelf nog maandelijks, dan leg je met software een werkwijze vast die nog niet af is. Stabiliseer eerst het proces en automatiseer daarna, desnoods met een klein prototype ertussen.
Begin bij het proces, niet bij de functionaliteitenlijst
Een goed traject start daarom niet met schermontwerpen en features, maar met de vragen hierboven. In een eerste gesprek vragen we door tot duidelijk is waar de uren en de fouten zitten; pas daarna heeft praten over webapplicaties en portalen zin. Herken je zo’n terugkerend proces in je organisatie, maak de som dan eerst samen met iemand die er dagelijks in werkt. En wil je hem laten tegenlezen door engineers die deze rekensom vaker gemaakt hebben, dan schuiven we graag aan.