De eerste werkdag van de maand. Iemand van de financiële administratie exporteert de verkooporders uit het ERP, zet ze in een spreadsheet, voegt de uren uit de urenregistratie toe en mailt het geheel naar een collega om te controleren. Ondertussen wacht de afsluiting op de laatste inkoopfacturen, op een correctie van vorige maand en op de ene collega die weet hoe de intercompany-posten moeten. Een week later staan de cijfers. Soms twee.
De maandafsluiting duurt zelden lang door het afsluiten zelf. Ze duurt lang door wat er in de maand ervoor niet is gebeurd: cijfers die niet in de boekhouding terechtkwamen maar in exports, spreadsheets en mailboxen. Aan het eind van de maand is verzamelen en afstemmen dan het werk, terwijl het controleren had moeten zijn.
Waar de dagen heen gaan: verzamelen, afstemmen en wachten
Vraag een controller waar de tijd in zit en het antwoord is bijna altijd hetzelfde. Eerst het verzamelen: data uit het ERP, het CRM, de urenregistratie en de bank samenbrengen in één bestand. Dan het afstemmen: controleren of de omzet in het CRM klopt met wat gefactureerd is, openstaande posten nalopen, intercompany-transacties tegen elkaar wegstrepen. En tussendoor het wachten: op de afdeling die haar uren nog niet heeft ingediend, op de leverancier die laat factureert, op de goedkeuring van een manager die in een overleg zit.
Van die drie is wachten de onzichtbare. Het staat op geen enkele urenstaat, maar het bepaalt de doorlooptijd meer dan het werk zelf. Een afsluiting die een week of twee duurt, bevat zelden zoveel dagen werk; het grootste deel is wachten op elkaar.
Elke maand dezelfde correcties
Het tweede deel van de vertraging zit in de correcties. Elke handmatige overdracht, van een export naar een spreadsheet, van een spreadsheet naar het boekhoudpakket, is een moment waarop iets mis kan gaan: een verkooporder die niet is overgezet, een bedrag met een verschoven komma, een versie van het bestand die niet de laatste blijkt. Die fouten komen aan het licht als de cijfers niet aansluiten, en dan begint het zoeken. Hoe dat mechanisme werkt, lees je in elke handmatige dataoverdracht is een kans op een fout.
Daar komt bij dat veel van dit werk in hoofden zit. Eén collega weet welke correctie elke maand nodig is en waarom; dat staat nergens. Is die collega ziek of op vakantie, dan loopt de afsluiting vast of doet iemand anders het net anders. De maandafsluiting is daarmee niet alleen een procesvraagstuk, maar ook een afhankelijkheid van een paar mensen.
De afsluiting is zo snel als de maand ervoor
Organisaties met een korte afsluiting werken niet harder in de eerste week van de maand. Ze hebben het werk verplaatst. Verkooporders staan al in de boekhouding op het moment dat ze worden aangemaakt, inkoopfacturen worden geboekt zodra ze zijn goedgekeurd, uren stromen door naar facturatie zonder dat iemand ze overtypt. Aan het eind van de maand hoeft er dan niets meer verzameld te worden. Wat overblijft is controle en oordeel: afwijkingen bekijken, voorzieningen beoordelen, de rapportage toelichten.
In de financiële wereld heet dat een continuous close: de cijfers kloppen gedurende de maand al grotendeels, en de afsluiting is een formele bevestiging in plaats van een reconstructie. Je hoeft die term niet te gebruiken om het principe toe te passen. De vraag is alleen welke stromen nu handmatig gaan en welke daarvan automatisch kunnen.
Wat tijdens de maand automatisch kan stromen
De meeste vertraging komt uit een handvol stromen die elke maand opnieuw met de hand worden verwerkt:
- Verkooporders en facturen uit het ERP of CRM naar de boekhouding, zodat omzet geboekt is op het moment dat hij ontstaat.
- Inkoopfacturen die na goedkeuring direct worden geboekt, inclusief de koppeling aan de juiste kostenplaats of het juiste project.
- Uren uit de urenregistratie naar facturatie en naar de projectadministratie, zonder tussenstap in een spreadsheet.
- Bankmutaties die automatisch worden afgeletterd tegen openstaande posten, zodat het nalopen van betalingen geen dagwerk meer is.
Gangbare boekhoudpakketten hebben koppelmogelijkheden waarmee dit soort stromen te automatiseren zijn, en de meeste ERP-, CRM- en urenpakketten ook. De koppeling zelf is dan het uitvoerende werk; de denkstap ervoor is bepalen welk systeem voor welk gegeven leidend is, zodat de boekhouding niet van twee kanten tegelijk wordt gevoed.
Een dashboard versnelt de afsluiting niet
De reflex is vaak een BI-dashboard: als de cijfers maar op één scherm staan, komt de rest vanzelf. Maar een dashboard toont wat er in de bronsystemen staat. Zitten de cijfers nog in spreadsheets en mailboxen, dan toont het dashboard een leeg of verouderd beeld, en de afsluiting duurt net zo lang. Het dashboard wordt pas zinvol als de stromen eronder op orde zijn. Hoe het dan verder gaat, en waarom de directie anders vaak op oude cijfers stuurt, lees je in de directie beslist sneller dan de rapportage kan bijhouden.
Wil je weten waar je afsluiting op wacht? Houd een maand lang per stap bij wie op wie wacht en welke gegevens met de hand worden overgezet. Dat overzicht wijst meestal twee of drie stromen aan die de doorlooptijd bepalen. Zulke stromen koppelen we met API-koppelingen rechtstreeks aan de boekhouding, zodat de volgende afsluiting begint met cijfers die er al staan.