VAF Infra verzorgt tijdelijke verkeersmaatregelen bij infrawerkzaamheden, evenementen en calamiteiten: borden, afzettingen en ander materieel dat op tijd op de juiste plek staat en teruggaat. VAF staat voor Van Amerongen Facilitair. Met vestigingen in Duiven, Echt en Kaatsheuvel en ploegen op de weg moeten planning en uitvoering gelijk lopen, anders loopt werk uit. Sinds 2018 zijn we hun softwarepartner.
Wat begon met twee gekoppelde applicaties voor kantoor en buitendienst, groeide uit tot drie onderdelen die samen één systeem vormen: een API, een browserapp en een installeerbare tablet-app. In oktober en november 2023 hebben we de basis van de kantoorapplicatie en de tablet-app herzien en opnieuw ingericht, terwijl de API is doorontwikkeld. De opzet uit 2018 sloot niet meer aan op de manier van werken. Nu volgt de software het dagelijkse proces van planners en monteurs.
Plan en uitvoering
Afzetting stap voor stap neergezet
De ploeg zet de afzetting op terwijl verkeer doorrijdt. De pijlwagen gaat voorop, bakens leiden om. Tussen afzetting en werkplek blijft bewust ruimte voor de veiligheid van de ploeg.
Het vraagstuk
Buiten gebeurt het werk in een vast ritme: plaatsen, aanpassen, controleren en weer ophalen. De ploeg noteert wat er staat en wat er verandert terwijl het verkeer doorloopt. Voor 2018 ging dat op papier en later in Excel. Werkbonnen kwamen mee terug naar kantoor, waar iemand ze overnam in spreadsheets voor planning en voorraad. Het beeld liep achter op de werkelijkheid en elke overschrijving was een nieuw moment waarop iets kon verschuiven of verdwijnen.
Diezelfde keten droeg de financiële afhandeling. Uitgevoerd werk stond op formulieren, tarieven en afspraken in een andere administratie. Iemand moest dat samenbrengen voordat er gefactureerd kon worden. Dat kostte tijd en maakte correcties onvermijdelijk. Tegelijk vraagt dit werk om snelheid: bij spoed en calamiteiten is er geen ruimte voor uitzoekwerk achteraf. Wat buiten gebeurt, moet meteen kloppen in de administratie.
Werk buiten liep voor op het beeld binnen
Bekijk bron
Onze aanpak
In 2018 ontwikkelden we twee applicaties die op elkaar aansluiten: planning en administratie op kantoor, afhandeling op de tablet in het veld. Met de groei naar drie vestigingen en meer soorten opdrachten veranderde de manier van werken, met strengere eisen aan vastlegging en controle. In oktober en november 2023 hebben we daarom de kantoorapplicatie en de tablet-app herzien en ingericht, met de bestaande API als fundament dat we verder hebben ontwikkeld. Schermen, stappen en controles zijn geordend zodat elke handeling logisch volgt uit het werk van die dag. De belangrijkste bouwstenen:
- Werkvoorbereiding en werkorders: kantoor plant, de monteur ziet op de tablet wat waar moet gebeuren, met kaart en instructies voor minder interpretatie
- Tablet-app voor onderweg: op de tablet geïnstalleerd en in seconden gestart, zodat werkorders direct beschikbaar zijn op locatie
- Realtime materiaal en voorraad per vestiging op kaart: één overzicht voor eigen en ingehuurd materiaal, met status zoals in gebruik, beschadigd of kwijt
- Urenregistratie op de werkorder: invoer gebeurt waar het werk plaatsvindt, zonder losse briefjes en zonder latere overname
- Koppeling met Exact Online: werkorders boeken door naar de juiste artikelcode, zodat pro-formafactuur en verkoopfactuur zonder handwerk ontstaan
- Volledige revisiehistorie: elke wijziging is herleidbaar tot persoon en moment, wat controle en verantwoording eenvoudig maakt
- BRL 9101 in de software: verplichte teksten, het Normec NCK-merk op de printout en een digitale audit-checklist in de tablet-app in plaats van een map ernaast
De drie onderdelen vormen samen één systeem dat al acht jaar meegroeit met de praktijk. Onder een draaiende operatie is de basis herzien en opnieuw ingericht, stap voor stap en met de bestaande gegevens mee, zodat het werk zonder onderbreking door kon gaan. Nieuwe wensen landen doorlopend in wat planners en monteurs dagelijks gebruiken.
Het resultaat
Kantoor en buitendienst werken vanuit hetzelfde actuele beeld. Een planner ziet wat er buiten gebeurt terwijl het gebeurt, en stuurt bij zonder te wachten op papier. Materiaal draagt een status en is per vestiging te volgen van uitgifte tot retour, ook als het ingehuurd is bij een externe verhuurleverancier. Elk soort werkorder heeft een eigen artikelcode, zodat de boeking in Exact Online klopt zonder dat iemand hem naloopt. Een spoedrit met avond- of nachttarief komt meteen goed in de administratie. Elke nacht om 02:00 staat er automatisch een rapport onderhanden werk klaar, zonder dat iemand het hoeft samen te stellen.
Een spoedrit staat meteen goed in de administratie
De samenwerking beweegt mee met hoe VAF Infra werkt. De techniek onder de software is de afgelopen jaren bij de tijd gehouden in plaats van te verouderen, en dat gaat door: er staan alweer verbeteringen klaar. Er gaan doorlopend releases live met kleine, gerichte aanpassingen die meteen gebruikt worden in planning en uitvoering.
Eén digitale werkstroom voor planning en uitvoering: materiaal en statussen zijn per vestiging direct zichtbaar en werk buiten wordt zonder omwegen verwerkt tot een kloppende administratie.
Praat met ons
Vertel ons over je vraagstuk. Wij denken mee.
Binnen één werkdag reactie. Geen accountmanagers, geen verkooppraatje.
