Met 50 tot 250 medewerkers zit een organisatie in een lastige tussenmaat. Voor de losse pakketten waarmee je ooit begon ben je te groot: elke afdeling heeft inmiddels een eigen tool, en de gaten daartussen vult iemand met Excel en overtypwerk. Voor de zware enterprise-systemen ben je juist te klein - de implementatie alleen al vraagt meer tijd en geld dan je ervoor over hebt.
Juist in die tussenmaat loont software op maat. Niet omdat maatwerk elders niet zou werken, maar omdat de verhouding tussen investering en effect bij deze omvang opvallend gunstig uitpakt. Dat zit zo.
Groot genoeg om te herhalen, klein genoeg om snel te beslissen
Het stille voordeel van een middelgroot bedrijf is schaal zonder stroperigheid. Een omslachtig proces dat bij acht medewerkers hooguit irritatie oplevert, komt bij honderdtwintig medewerkers elke week honderden keren terug. Elke minuut die een maatwerkapplicatie uit zo’n proces haalt, telt daardoor meteen zwaar mee.
Tegelijk zijn de beslislijnen kort. De DGA of operationeel manager die over de investering gaat, kent de werkvloer en zit zelf aan tafel. Er is geen stuurgroep nodig om vast te stellen welk proces het meeste pijn doet. Daardoor blijft een maatwerktraject scherp: het richt zich op het werk dat ertoe doet, niet op de wensenlijst van iedereen die mocht meepraten.
Reken eerst uit wat het handwerk nu kost
Het voordeel van maatwerk begint niet bij wat het oplevert, maar bij wat de huidige manier van werken kost. Die som maak je zelf, zonder offerte. Stel: vier medewerkers op de binnendienst zetten elk vijf uur per week orders over van het ene systeem naar het andere. Dat is twintig uur per week, ruim negenhonderd uur per jaar. Vermenigvuldig die uren met wat een werkuur je organisatie kost en je hebt de jaarlijkse prijs van dat ene proces. De fouten die bij overtypen horen, en de tijd om ze te herstellen, zitten daar nog niet eens bij.
Zet dat bedrag naast de investering in software die dit werk overneemt, en je hebt een eerlijke basis om te beslissen. Zo’n applicatie gaat bovendien jaren mee, dus de besparing telt elk jaar opnieuw. Vaak is één zichtbaar proces al genoeg om de rekensom te laten kantelen, en meestal zijn er meer.
Waar standaardsoftware bij deze omvang gaat knellen
Standaardpakketten zijn gebouwd op het gemiddelde bedrijf. Een middelgroot bedrijf is meestal groot geworden met een eigen manier van werken, en dat is precies het deel dat een pakket niet kent. De signalen zijn herkenbaar:
- werkwijzen die alleen met omwegen in het pakket passen
- gegevens verspreid over systemen die elkaar niet kennen, met handwerk als lijm ertussen
- licentiekosten voor modules en gebruikers die er nauwelijks iets mee doen
- rapportages die iemand elke maand met de hand samenstelt uit drie bronnen
Elk signaal is op zichzelf te overzien. Samen vormen ze een kostenpost die met de organisatie meegroeit en op geen enkele begroting als aparte post zichtbaar is. Wat er misgaat als die situatie voortduurt, beschreven we eerder in wat er gebeurt als je systemen niet met elkaar communiceren.
Maatwerk hoeft niet alles te vervangen
Software op maat betekent zelden dat je hele systeemlandschap opnieuw wordt gebouwd. Je boekhoudpakket doet zijn werk prima; dat vervang je niet, dat verbind je. De meeste waarde zit in gericht maatwerk naast wat er al staat, zoals een interne tool die een handmatig proces automatiseert of een koppeling die twee systemen aan elkaar knoopt. Zo blijft de investering beperkt tot het proces dat aantoonbaar geld kost.
Begin daarom niet bij het grootste systeem, maar bij het proces waar je team het vaakst over klaagt. Dat is vrijwel altijd ook het proces waar de rekensom het hardst uitslaat. Komt daar een bedrag uit dat je niet wilt laten liggen? Op de pagina over maatwerkapplicaties lees je hoe wij zo’n traject aanpakken voor organisaties die uit hun pakketten zijn gegroeid.