Twee magazijnen, een paar winkels, een webshop en een zakelijk kanaal die allemaal uit dezelfde voorraad verkopen. Elke locatie weet wat er bij haar op de plank ligt, maar niemand weet wat er op dit moment in totaal nog beschikbaar is. De kosten daarvan staan zelden op een factuur: ze zitten verspreid over inkoop, transport, klantenservice en de uren van je mensen, en blijven daardoor lang onzichtbaar.
Loopt bij jou vooral een webshop uit de pas met een magazijn? Lees dan eerst waarom je voorraad niet gelijk loopt met je webshop; dat artikel gaat over de mechanismen achter dat verschil. Hier gaat het om de stap daarna: meerdere locaties en kanalen die dezelfde voorraad delen, wat dat kost en hoe je ze koppelt.
Waar de kosten zitten
Verouderde voorraadgegevens tussen locaties kosten geld op vijf plekken; de eerste twee zie je terug in de cijfers, de andere drie meestal niet.
- Dubbele inkoop. De ene vestiging bestelt bij terwijl dezelfde artikelen bij een andere staan te verstoffen: twee keer kapitaal vast, plus opslag voor voorraad die je niet nodig had.
- Gemiste en geannuleerde verkopen. Een klant krijgt nee te horen terwijl het artikel elders ligt, of een bevestiging voor een product dat al weg is. Dat laatste kost het meest: een annulering of retour, en een klant die voortaan eerst ergens anders kijkt.
- Spoed- en tussentransport. Een tekort op de ene locatie wordt gedicht met een expreslevering of een rit vanaf een andere vestiging, allebei duurder dan de reguliere aanvoer en allebei te voorkomen met een juiste stand.
- Derving. Producten die verlopen, beschadigen of uit de mode raken omdat ze te lang liggen waar ze niet verkopen, terwijl ze elders hard nodig waren.
- Uren. Bellen tussen vestigingen, natellen, orders corrigeren, klanten te woord staan. Deze post staat nergens op een factuur en wordt daarom het vaakst vergeten.
Een rekensom die je zelf kunt maken
Je hoeft geen onderzoek af te wachten om te weten wat dit jou kost. Neem een representatieve maand en vul de vijf posten met eigen cijfers:
- annuleringen en nee-verkopen door een onjuiste stand, maal de gemiddelde marge per order
- facturen voor spoedleveringen en ongeplande ritten tussen vestigingen
- afgeschreven voorraad van artikelen die elders wel verkochten
- inkooporders die achteraf onnodig bleken omdat een andere locatie het artikel al had
- uren voor afstemmen en corrigeren, maal een intern uurtarief
Het bedrag dat eruit komt is een ondergrens: de klant die na een annulering niet terugkomt staat er niet in, en die weegt bij herhaalaankopen of abonnementen het zwaarst. Zet het naast de investering in een koppeling en de vraag of realtime nodig is beantwoordt zich meestal vanzelf.
Hoe fouten ontstaan zodra locaties dezelfde voorraad delen
Elk systeem werkt met een momentopname. Tussen de registratie van een verkoop op de ene plek en het moment dat de andere plek die ziet, zit een venster waarin dezelfde eenheid twee keer verkocht, gereserveerd of besteld kan worden. Hoe meer locaties en kanalen, hoe meer vensters er tegelijk open staan.
Een voorbeeld. Van een artikel is nog één exemplaar over. Een klant bestelt het via de webshop en op datzelfde moment pakt een winkelmedewerker het voor een klant aan de balie. Beide systemen gaven nog één beschikbaar aan, omdat geen van beide de verkoop van de ander al had gezien. Een van de twee klanten krijgt een annulering.
Handmatig werk maakt dat venster groter: een overboeking die bij het ene magazijn al is afgeboekt en bij het andere nog niet ingeboekt, een ontvangst die in een spreadsheet staat en pas aan het eind van de dag wordt ingevoerd. Handmatige dataoverdracht tussen systemen is een bron van fouten die zichzelf verstopt.
Hoe je merkt dat magazijn en verkoop niet meer samenwerken
Dat magazijn en verkoop los van elkaar werken, merk je zelden aan de systemen zelf, wel aan het gedrag eromheen:
- voorraadtellingen die structureel afwijken van wat het verkoopsysteem zegt
- medewerkers die gegevens overtypen van het ene systeem naar het andere
- regelmatig een ’toch niet op voorraad’ richting klanten, met een klantenservice die dat moet oplossen
- orders die bij drukte blijven liggen omdat het magazijn niet weet wat er verkocht is
- inkopers die per locatie bestellen, zonder zicht op wat de andere locaties hebben liggen
Herken je meerdere van deze signalen, dan is de vraag niet of je systemen moeten gaan samenwerken, maar wanneer.
Wanneer realtime nodig is en wanneer een dagelijkse synchronisatie volstaat
Realtime synchronisatie is nodig zodra meer dan één locatie of kanaal uit dezelfde voorraad verkoopt, en sterker naarmate:
- online en offline verkoop dezelfde voorraad delen
- campagnes of seizoenspieken de voorraad snel laten wisselen
- producten een korte houdbaarheid of hoge omloopsnelheid hebben
- zakelijke klanten beschikbaarheid contractueel hebben afgesproken
Werk je met één locatie, een laag volume of een voorraad die per kanaal strikt gescheiden is, dan kan een dagelijkse uitwisseling volstaan. Een tweede vestiging of een extra kanaal maakt van die batch alsnog een bron van fouten; een koppeling die vanaf het begin op directe doorgifte is ingericht bespaart je die inhaalslag.
Zo koppel je magazijn- en verkoopsystemen over locaties heen
De oplossing begint niet bij software maar bij een afspraak: welk systeem is leidend voor de voorraadstand? Meestal is dat je ERP of je magazijnsysteem; alle andere systemen, van webshop tot kassa tot zakelijk portaal, volgen die bron. Zonder die afspraak is elk verschil een discussie.
Daarna komt de koppeling: via de API’s van je systemen, de aansluitpunten waarmee software onderling gegevens uitwisselt, wordt elke verkoop, ontvangst, retour of overboeking direct doorgegeven. Bij twee systemen kan dat rechtstreeks; bij meerdere locaties en kanalen is een tussenlaag verstandiger, een centrale laag die mutaties ontvangt, vertaalt en doorgeeft, zodat een nieuwe vestiging of kanaal één keer wordt aangesloten in plaats van op elk systeem apart.
Een koppeling alleen is nog niet het hele antwoord. Je moet ook vastleggen wie het laatste exemplaar mag verkopen: mag de webshop tot nul, of houdt elke winkel een buffer? Zulke toewijzingsregels zitten zelden in een standaardconnector. Die werken goed voor gangbare combinaties van webshop en magazijnpakket; bij meerdere locaties, zakelijke reserveringen of eigen processen is maatwerk betrouwbaarder, omdat het jouw regels volgt in plaats van andersom.
Loopt je voorraad structureel uit de pas tussen locaties, begin dan met het overzicht: welke systemen houden een stand bij, welke bewegingen zijn er en waar ontstaat het verschil? Met die inventarisatie en de rekensom hierboven is een koppeling gericht te ontwikkelen. Hoe we dat aanpakken lees je bij API-koppelingen; we denken graag met je mee.