Een implementatie van maatwerksoftware strandt zelden op de techniek. Ze strandt op agenda’s: eindgebruikers die pas bij de livegang voor het eerst meekijken, een datamigratie die als bijzaak was ingepland, beslissers die het project wel wilden maar er geen tijd voor vrijmaakten. De invoering hoort daarom in de planning van het ontwikkeltraject zelf, niet als sluitstuk erachteraan.
Dat vraagt een andere aanpak dan bij standaardsoftware. Daar installeer je een bestaand pakket en pas je je processen aan op wat dat pakket kan. Maatwerk voegt zich naar jouw werkwijze, en dus vallen de belangrijkste keuzes tijdens de ontwikkeling: wie gaat ermee werken, welke data verhuist mee, wat moet er op dag één staan en wat mag later komen.
Plan in fases, niet naar één einddatum
Een traject dat toewerkt naar één grote livegang stapelt alle risico’s op aan het eind. Gaat er dan iets mis, dan merkt de hele organisatie het tegelijk. Werk daarom met gefaseerde oplevering: eerst een werkende versie van het proces dat het meeste oplevert, daarna uitbreiden op basis van wat gebruikers terugkoppelen. Zo staat er vroeg iets dat waarde levert en oefen je de invoering in het klein voordat je haar in het groot doet.
Fases lossen ook het bekendste planningsprobleem op: scope creep. Zodra mensen het systeem zien werken, ontstaan er nieuwe ideeën. Dat is winst, geen verstoring; je moet ze alleen niet in de lopende fase persen. Zet ze op de lijst voor de volgende oplevering, dan blijft de planning overeind en gaat er geen idee verloren. Hoeveel doorlooptijd je in totaal moet rekenen hangt af van omvang en koppelingen; daarover schreven we eerder in hoe lang het ontwikkelen van software op maat duurt.
De uren van je eigen mensen zijn de krapste post
De software komt van de ontwikkelaars, maar de implementatie draait op de tijd van je eigen organisatie. Reserveer die uren net zo expliciet als het ontwikkelbudget, voor vier groepen:
- Eindgebruikers, vanaf de eerste week. Zij bepalen of het systeem bruikbaar wordt; wie hen pas bij het testen betrekt, hoort de bezwaren op het moment dat aanpassen duur is.
- IT of je beheerpartij, voor infrastructuur, beveiliging en de koppelingen met bestaande systemen.
- Management met mandaat, om knopen door te hakken en het project prioriteit te geven als het schuurt met de dagelijkse drukte.
- Externe betrokkenen zoals klanten of leveranciers, zodra de software raakt aan hoe zij met je samenwerken, bijvoorbeeld bij een portaal.
Wijs daarnaast één aanspreekpunt aan dat beslissingen mag nemen zonder elke vraag eerst de organisatie in te sturen. Trajecten vertragen zelden door de bouwsnelheid en vaak door wachttijd op antwoorden.
Datamigratie verdient een eigen plan
Het overzetten van bestaande gegevens is de meest onderschatte post in implementatieplanningen. Data uit oudere systemen blijkt inconsistent, dubbel ingevoerd of gekoppeld aan velden die niemand meer gebruikt. Begin daarom vroeg met een analyse van wat er in je huidige systemen staat, besluit bewust wat meegaat en wat het archief in kan, en draai een proefmigratie ruim voordat de livegang ervan afhangt. Hoe zo’n overgang zonder verlies van gegevens verloopt, beschrijven we bij datamigraties.
Test met de mensen die ermee gaan werken
Technische tests bewijzen dat het systeem doet wat is afgesproken; ze bewijzen niet dat het in de praktijk werkt. Laat daarom een kleine, representatieve groep het systeem enkele weken gebruiken voor het dagelijkse werk en verzamel gestructureerd wat zij tegenkomen. Test daarnaast de koppelingen met je bestaande systemen onder realistische belasting: een fout in een data-uitwisseling heeft grotere gevolgen dan een knop op de verkeerde plek.
Rol daarna per proces of afdeling uit en houd het oude systeem in de eerste periode beschikbaar als vangnet. Dat voelt als dubbel werk, maar het maakt van elke tegenvaller een leerpunt in plaats van een incident.
Sta je aan het begin van zo’n traject, leg je conceptplanning dan naast deze vier punten; de gaten zitten meestal niet in het bouwwerk, maar in de uren van je eigen mensen en in de data. We werken zelf op deze gefaseerde manier. Hoe zo’n traject er voor je organisatie uitziet, lees je bij maatwerkapplicaties.