Vrijwel elk bedrijf dat over software op maat nadenkt, stelt vroeg of laat dezelfde vraag: is dit iets voor onze branche? Het gangbare antwoord is een rijtje sectoren. Dat rijtje zegt alleen minder dan het lijkt. De organisaties die het meest aan maatwerk hebben, delen een handvol kenmerken, en die kenmerken kom je in uiteenlopende branches tegen.
Hieronder lopen we die kenmerken langs en laten we zien hoe ze eruitzien in drie sectoren waar we zelf voor werken: maakbedrijven, infra en buitendienst, en financiële en juridische dienstverlening. Werk je ergens anders? Lees dan vooral de kenmerken. Die wegen zwaarder dan de naam van je sector.
Vier kenmerken die zwaarder wegen dan de sector
Kijk naar de organisaties waar maatwerk het verschil maakte, en je ziet steeds dezelfde combinatie terugkomen:
- Processen die zo specifiek zijn dat een standaardpakket ze alleen met omwegen aankan.
- Regels of richtlijnen die eisen dat elke stap vastligt en achteraf aantoonbaar is.
- Beslissingen die afhangen van informatie die voortdurend verandert.
- Gegevens die verspreid staan over systemen die elkaar niet kennen.
Dat laatste kenmerk duikt in bijna elk maatwerktraject op, en het wordt het vaakst onderschat. Wat er misgaat zodra systemen langs elkaar heen werken, beschreven we eerder in het artikel over systemen die niet met elkaar communiceren. Per sector weegt steeds een ander kenmerk het zwaarst, en dat bepaalt waar maatwerk begint.
Maakbedrijven: veel systemen, weinig samenhang
Een productiebedrijf draait zelden op één systeem. De planning zit in het ERP, machinedata in de software van de machineleverancier, kwaliteitscontroles op formulieren en de actuele voorraad in een spreadsheet die iemand elke ochtend bijwerkt. Elke overdracht tussen die lagen is handwerk, en elk handwerk is een kans op fouten en stilstand. Heeft het bedrijf meerdere locaties, dan komt daar een laag bij: elke fabriek rapporteert net anders, waardoor niemand ze zuiver kan vergelijken.
Hier weegt het vierde kenmerk het zwaarst: gegevens die verspreid staan. Software op maat verbindt die lagen. Machinedata wordt automatisch verzameld, de voorraad is gekoppeld aan inkoop en het management ziet de productie zoals die nu loopt, niet zoals die vorige maand liep. Hoe dat eruitziet, zie je in onze case over Manufacturing in your pocket: een platform dat de prestaties van fabrieken, lijnen en stations naast elkaar zet, zodat een productiebedrijf stuurt op wat er vandaag op de werkvloer gebeurt.
Maakbedrijven die met zo’n vraag bij ons komen, zoeken zelden een nieuw ERP. Ze zoeken samenhang tussen wat er al staat, en dat is precies waar maatwerk naast standaardsoftware zijn waarde bewijst.
Infra en buitendienst: het werk gebeurt buiten, de administratie binnen
Bij aannemers, installateurs en andere organisaties met ploegen op locatie zit het vraagstuk in de afstand tussen het werk en de administratie. Buiten wordt gegraven, geplaatst, aangesloten of weer opgehaald. Wat er is gedaan, noteert de ploeg op papier of in een app die los staat van de rest, en op kantoor neemt iemand het later over in de planning, de voorraad en de facturatie. Het beeld op kantoor loopt daardoor achter op de werkelijkheid, en elke overschrijving is een moment waarop iets kan verschuiven of verdwijnen.
Hier spelen twee kenmerken tegelijk: beslissingen op basis van informatie die per uur verandert, en processen die te specifiek zijn voor een standaardpakket. Een planner die vandaag ploegen moet verzetten, heeft niets aan de stand van gisteren. Maatwerk legt het werk vast op het moment dat het gebeurt en laat planning, materiaal en facturatie uit diezelfde registratie volgen. Voor VAF Infra, dat tijdelijke verkeersmaatregelen verzorgt, ontwikkelen we een systeem dat kantoor en buitendienst verbindt, van werkorder tot factuur. Voor Soli Infratechnik deden we hetzelfde bij de aanleg van glasvezel in Duitsland, zodat voortgang en verrekening uit hetzelfde vastgelegde werk voortkwamen.
Financiële en juridische dienstverlening: verantwoording stuurt het ontwerp
In de financiële en juridische wereld is vastleggen geen bijzaak, maar de kern van het werk. Toezichthouders vragen om rapportages, richtlijnen schrijven voor hoe een berekening tot stand komt en privacyregels bepalen wie welke gegevens mag inzien. Standaardsoftware is gemaakt voor de gemiddelde organisatie, en verantwoording is nooit gemiddeld.
Hier weegt het tweede kenmerk het zwaarst. Maatwerk draait de volgorde om: de regels waar je organisatie aan moet voldoen, zitten in het ontwerp zelf. Rapportages komen uit het systeem in plaats van uit een nachtelijke spreadsheetsessie, een berekening is achteraf stap voor stap na te lopen, en wie welk dossier mag openen is een instelling, geen mondelinge afspraak.
Voor Swishfund, aanbieder van financiering voor het MKB, ontwikkelen we de kredietaanvraag en de koppelingen met banken die daarachter meelezen. Met Letselinzicht ontwikkelden we samen met een letselschadekantoor een rekentool die letselschadeberekeningen volgens de geldende richtlijnen uitvoert en navolgbaar maakt. Twee heel verschillende organisaties, hetzelfde kenmerk aan de basis.
Herken het aan je processen, niet aan je sector
Misschien werk je in geen van deze sectoren. Dat zegt weinig. Een groothandel met meerdere magazijnen, een installatiebedrijf met servicecontracten, een adviesbureau waar elke opdracht een eigen werkwijze krijgt: de kenmerken trekken zich niets aan van branchegrenzen. Loop de lijst bovenaan nog eens langs. Herken je er twee of meer, dan is de kans groot dat een standaardpakket je werk alleen met omwegen aankan, en dat die omwegen inmiddels tijd en geld kosten.
De eerste stap is dan geen offerte, maar scherp krijgen welk proces het zwaarst drukt en welke gegevens daarvoor op één plek moeten komen. Hoe we zo’n vraagstuk aanpakken, van eerste gesprek tot werkende applicatie, lees je bij onze dienst maatwerkapplicaties.